Seperti telah dibahas pada bab-bab sebelumnya tujuan akhir dari adanya O&M adalah bagaimana tercipta efisiensi yang berarti pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen berjalan lancar sesuai dengan
harapan, oleh sebab itu kita perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan efisiensi itu sendiri.
Efisiensi adalah Perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh(output) dengan kegiatan yang dilakukan dalam penggunaan sumber-sumber & waktu(input).
Efesiensi merupakan syarat atau ukuran pelaksanaan kerja yang paling tepat sehingga O&M sebagai bantuan teknis dan praktis dalam pelaksanaan fungsi manajemen bisa berjalan lancar yaitu pemaksimalan manfaat sumber-sumber yang dimiliki.
Syarat-syarat tercapainya efesiensi:
© Berhasil guna (efektif)
Kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat dalam arti target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan tanpa mengabaikan kualitas
© Ekonomis
Dalam usaha pencapaian efektif maka biaya, tenaga kerja, material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lain telah digunakan dengan tepat sesuai dengan perencanaan sehingga tidak terjadi pemborosan, penyelewengan dan korupsi
© Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan
Untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja benar-benar di buat se objektif mungkin, mencerminkan fakta sesusungguhnya, dengan membuat report-report sebagai bukti pengeluaran pengeluaran yang telah dilakukan.
© Pembagian kerja yang nyata
Dalam pembagian kerja harus didasarkan pada kemampuan masing-masing individu yaitu benar-benar berdasarkan beban kerja, ukuran kemampuan kerja dan waktu yang tersedia
© Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
Antara wewenang dan tanggung jawab harus terjadi keseimbangan, jangan sampai wewenang lebih besar atau sebaliknya
© Prosedur kerja yang praktis
Untuk menegaskan bahwa O&M merupakan kegiatan praktis, maka target efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan kerja yang memuaskanharuslah merupakan kegiatan-kegiatan operasional yang dapat dilaksanakan dengan lancer dan tidak hanya berhenti sebagai konsep-konsep teoritis di atas kertas saja O&M menunjukan kegiatan ilmiah dan praktis yang urutan tahap demi tahap mencerminkan asal pekerjaan, kemana akan diteruskan dan kapan selesainya.
Cara Meningkatkan efesiensi:
§ Pelaksanaan fungsi manajemen dengan tepat
§ Pemanfaatan sumber-sumber dengan tepat pula
§ Pelaksanaan fungsi-fungsi organisasi sebagai alat mencapai tujuan
§ Pengarahan & Dinamika organisasi untuk pengembangan & kemajuan yang berkesinambungan.
Seperti telah dijelaskan pada Bab-1 bahwa fungsi O&M adalah unit staf atau sebagai pelayan bagi manajer & administrasi dalam melaksanakan fungsi manajemennya yaitu membantu secara teknis dan praktis dalam pelaksanaan teori O&M secara tepat.
Kegiatan-kegiatan yang termasuk ruang lingkup atau scope dalam O&M adalah:
ª Anailisis organisasi
ª Komunikasi dalam organisasi
ª Tata kerja, prosedur dan system kerja
ª Pentingnya filling
ª Penyimpanan data & dokumen
ª Formulir
ª Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
ª Penyusunan tata ruang & perencanaannya
ª Penulisan laporan
ª Penyusunan buku pedoman kerja
ª Penyusunan Anggaran belanja
ª Analisis kepegawaian
Soal
1. Jelaskan Ruabg lingkup ORMET
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja
3. Apa sebeb timbulnya organisasi informal
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’
Jawaban
1. - Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
- Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
- Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
- Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
- Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
- Kesimpulan akhir (Final Conclusion)
2. Karena mnusia membutuhkan uang sebagai alat pemuas kebutuhannya sehari-hari.
3. Karena terbentuk secara tidak sadar, anggota yang tidak mempunyai tujuan yang jelas, tidak ada anggaran rumah tangga, dan komunikasi yang terjalin antar anggota cenderung secara pribadi.
4. Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi. Menurutnya ada 4 kategori, yakni :
-) area terbuka (open area) di mana orang lain lain mengetahui apa yang saya ketahui
tentang diri saya
-) area buta (blind area) di mana orang lain mengetahui sesuatu pada diri saya yang saya sendiri tidak mengetahui
-) area tertutup (hidden area) di mana orang lain tidak mengetahui sesuatu yang ada di diri saya dan hanya saya sendiri yang mengetahui
-) area tidak diketahui (unknown area) di mana orang lain dan saya juga tidak mengetahui apa yang sebetulnya ada pada diri saya.
Dalam proses fasilitasi kelompok, Jendela Johari dapat dijadikan salah satu model untuk membangun trust di dalam kelompok. Intinya, fasilitator harus membantu agar open area semakin lama semakin membesar, sementara area-area lain semakin mengecil.
Untuk memperbesar open area dan mengecilkan area buta, fasilitator dapat meningkatkan proses umpan balik antaranggota kelompok. Caranya bisa bermacam-macam. Cara sederhana bisa dalam bentuk game, misalnya satu partisipan menceritakan sesuatu yang bisa salah atau benar tentang dirinya dan kemudian partisipan lain diminta menilai, apakah cerita ybs benar atau salah? Cara lain misalnya dengan memberi feedback tertulis di kertas yang menempel di punggung semua partisipan. Cara lain adalah dengan menulis feedback dalam bentuk surat tanpa diketahui alamat pengirimnya. Namun, seiring dengan kedewasaan anggota kelompok, feedback dapat diberikan langsung secara lisan. Yang penting adalah anggota kelompok sudah paham dan terampil dalam memberikan feedback (teknik-teknik feedback akan dibahas dalam tulisan lain).
Untuk mengecilkan area tertutup dan area yang tidak diketahui, fasilitator mesti membantu mengembangkan suasana interaksi yang nyaman di kelompok dan juga mengenalkan dan membantu anggota menjadi pendengar aktif atau active listener (bahasan tentang teknik-teknik mendengar aktif akan disampaikan dalam tulisan berbeda). Dengan suasana interaksi yang nyaman dan keterampilan mendengar aktif yang mumpuni, diharapkan terjadi pembukaan diri (self disclosure) yang lebih besar dan penemuan bersama (common discovery).
1. Jelaskan Ruabg lingkup ORMET
2. Megapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja
3. Apa sebeb timbulnya organisasi informal
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’
Jawaban
1. - Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
- Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
- Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
- Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
- Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
- Kesimpulan akhir (Final Conclusion)
2. Karena mnusia membutuhkan uang sebagai alat pemuas kebutuhannya sehari-hari.
3. Karena terbentuk secara tidak sadar, anggota yang tidak mempunyai tujuan yang jelas, tidak ada anggaran rumah tangga, dan komunikasi yang terjalin antar anggota cenderung secara pribadi.
4. Jendela Johari (Johari Window) adalah konsep komunikasi yang diperkenalkan oleh Joseph Luth dan Harry Ingram (karenanya disebut Johari). Jendela Johari pada dasarnya menggambarkan tingkat saling pengertian antarorang yang berinteraksi. Menurutnya ada 4 kategori, yakni :
-) area terbuka (open area) di mana orang lain lain mengetahui apa yang saya ketahui
tentang diri saya
-) area buta (blind area) di mana orang lain mengetahui sesuatu pada diri saya yang saya sendiri tidak mengetahui
-) area tertutup (hidden area) di mana orang lain tidak mengetahui sesuatu yang ada di diri saya dan hanya saya sendiri yang mengetahui
-) area tidak diketahui (unknown area) di mana orang lain dan saya juga tidak mengetahui apa yang sebetulnya ada pada diri saya.
Dalam proses fasilitasi kelompok, Jendela Johari dapat dijadikan salah satu model untuk membangun trust di dalam kelompok. Intinya, fasilitator harus membantu agar open area semakin lama semakin membesar, sementara area-area lain semakin mengecil.
Untuk memperbesar open area dan mengecilkan area buta, fasilitator dapat meningkatkan proses umpan balik antaranggota kelompok. Caranya bisa bermacam-macam. Cara sederhana bisa dalam bentuk game, misalnya satu partisipan menceritakan sesuatu yang bisa salah atau benar tentang dirinya dan kemudian partisipan lain diminta menilai, apakah cerita ybs benar atau salah? Cara lain misalnya dengan memberi feedback tertulis di kertas yang menempel di punggung semua partisipan. Cara lain adalah dengan menulis feedback dalam bentuk surat tanpa diketahui alamat pengirimnya. Namun, seiring dengan kedewasaan anggota kelompok, feedback dapat diberikan langsung secara lisan. Yang penting adalah anggota kelompok sudah paham dan terampil dalam memberikan feedback (teknik-teknik feedback akan dibahas dalam tulisan lain).
Untuk mengecilkan area tertutup dan area yang tidak diketahui, fasilitator mesti membantu mengembangkan suasana interaksi yang nyaman di kelompok dan juga mengenalkan dan membantu anggota menjadi pendengar aktif atau active listener (bahasan tentang teknik-teknik mendengar aktif akan disampaikan dalam tulisan berbeda). Dengan suasana interaksi yang nyaman dan keterampilan mendengar aktif yang mumpuni, diharapkan terjadi pembukaan diri (self disclosure) yang lebih besar dan penemuan bersama (common discovery).
0 komentar:
Posting Komentar